Avis MeisterTask  outil de gestion de projet et planification des tâches

Imaginez, si vous voulez (ou pas parce que vous êtes déjà là), que la quantité de travail à faire était énorme et écrasante. Visualisez-vous en train d’essayer de comprendre en organisant les informations, en les triant par priorité et par date d’échéance, et finalement en mettant de l’ordre dans votre chaos. C’est l’objectif d’un bon système de gestion des tâches. Au mieux, ils fonctionnent en douceur et s’estompent en arrière-plan.

Ce n’est pas le cas avec MeisterTask, qui demande tellement de votre attention qu’il ressemble à un projet supplémentaire à lui tout seul. Il y a tellement de petits détails déroutants et de fonctionnalités qui ne fonctionnent pas assez aussi bien que je le voulais. Utiliser le logiciel à son plein potentiel aurait demandé beaucoup plus de travail, au lieu de moins.

Qu’est-ce que MeisterTask ?

Les logiciels de productivité sont un marché encombré, avec des options gratuites et payantes, notamment Trello, Asana, Monday, Airtable, Notion, Des choses, Todoist, et plus. MeisterTask se positionne comme un concurrent de Trello, et à première vue, on comprend pourquoi. Le système de style kan-ban utilise des cartes pour suivre les tâches, qui peuvent être déplacées horizontalement à travers les colonnes d’un tableau de projet. La version de base est gratuite et comprend 3 projets avec un nombre illimité de membres. La version Pro, si elle est payée annuellement, revient à 8,25 $ par utilisateur par mois. Les fonctionnalités les plus avancées sont déverrouillées dans un niveau Business, qui coûte 20,75 $ par mois et par utilisateur. Trello niveau de fonctionnalité équivalent est de 10 $ par mois par utilisateur (encore une fois, lorsqu’il est facturé annuellement).

Les titres de colonne par défaut sont « Ouvert », « En cours » et « Terminé ». Cela suggère qu’un flux de travail logiciel de type ticket est ce pour quoi MeisterTask est optimisé. Cliquez sur l’icône + pour ajouter une tâche, que vous pouvez personnaliser avec des notes, des dates d’échéance, des listes de contrôle et plus encore. Le niveau gratuit de MeisterTask s’intègre à deux des trois services suivants : iCalendar, Harvest et Zapier. Il ne jouera pas bien avec Slack avant au moins le niveau Pro. Les fonctionnalités supplémentaires disponibles dans le niveau Business Class de Trello en font un meilleur rapport qualité-prix que le niveau Pro de MeisterTask. Vous obtenez beaucoup pour les 21 $ supplémentaires par an et par personne. Les deux services sont dans une course aux armements avec des fonctionnalités, donc la plupart d’entre eux sont disponibles sur l’une ou l’autre plate-forme. La décision dépendra probablement du prix et du service qui semble le plus facile à utiliser pleinement.

Mon premier moment « WTF » est venu quand j’ai réalisé que vous étiez censé cocher la carte elle-même comme c’était fait. Cela le marque comme « terminé » avec une coche verte. Dans ce cas, il ne semble pas y avoir de but pour la colonne « Terminé ». Et la tâche terminée ne tombe pas au bas des cartes de liste de tâches. Au lieu de cela, je regarde des informations en double qui encombrent ma liste.

Le fait de pouvoir marquer une carte comme terminée me donne envie de l’utiliser pour des projets plus importants (comme une histoire) par opposition à des tâches plus petites (« planifier un entretien »). Cependant, je ne peux pas mettre de dates d’échéance sur les éléments de la liste de contrôle d’une carte, ni les épingler n’importe où (plus à ce sujet plus tard).

MeisterTask a une interface attrayante et conviviale. Par exemple, certaines autres applications qui offrent certaines des mêmes fonctionnalités, telles que Todoist, nécessitent des étapes plus fastidieuses pour accéder à ces fonctionnalités. Par exemple, si vous enregistrez un lien Web en tant que tâche, vous pouvez cliquer sur ce lien Web à partir de la description de la tâche sans avoir à ouvrir d’abord cette tâche dans sa propre fenêtre séparée, et cela ouvrira la page Web directement à partir de là. , vous épargnant une étape supplémentaire, alors qu’avec Todoist, Toodledo et plusieurs autres similaires, vous deviez passer par plusieurs clics et listes déroulantes supplémentaires pour accomplir de nombreuses tâches simples comme le marquage ou l’accès aux liens Web enregistrés, ou bien chasser autour de petits boutons avec la souris, car tout était trop serré. Il vous offre également beaucoup plus d’options pour personnaliser les couleurs et l’apparence que la plupart des applications. Si vous enregistrez une photo en tant que pièce jointe, elle affiche un aperçu de la photo, au lieu d’une simple icône de trombone, ce qui permet de voir plus facilement en un coup d’œil ce qu’est réellement la pièce jointe

La terminologie peut être… déroutante

Je passe beaucoup (trop ?) de temps à réfléchir aux outils de gestion de projet, et dernièrement, j’ai été à plusieurs reprises interpellé par la distinction entre un projet et un tâche. C’est une ligne floue que MeisterTask brouille encore plus.

Ce que Trello appelle des « tableaux », MeisterTask appelle des « projets ». Soyons précis ici – ce sont des planches, et le terme neutre ne vous incite pas à les utiliser d’une certaine manière. Depuis que Trello a nommé ses fonctionnalités en premier, MeisterTask est bloqué. Malheureusement, cela a fait une différence pour moi. Si je crée un tableau pour chaque projet actuellement sur mon radar, j’en aurai près de 20. Tous les projets ne correspondent pas parfaitement à la hiérarchie basée sur les cartes. Parfois, je veux des notes générales en dehors des tâches. Des choses est exceptionnellement utile à cet égard. Vous pouvez avoir une « zone de projet » avec des notes générales et des sous-projets parfaitement imbriqués en dessous.

Si je sais que je dois programmer un entretien d’ici vendredi, cela doit être une carte dans MeisterTask avec une date d’échéance. Si cela fait partie d’une seule histoire, quelle est l’unité de projet ? Chaque liste sur un tableau de projet est-elle une histoire ? Ensuite, j’ai perdu l’avantage visuel d’utiliser un outil de style kan-ban. Chaque tableau de projet est-il une histoire ? Je n’ai probablement pas assez de tâches pour remplir les colonnes. Si chacun carte est une histoire (MeisterTask les appelle des tâches, mon cerveau se casse), alors je ne peux pas mettre de dates d’échéance sur les étapes intermédiaires dans la liste de contrôle de la carte. Je devrai suivre ce délai ailleurs.

MeisterTask a une fonctionnalité comme celle-ci, mais sa nature partielle la rend pire que de ne pas l’avoir du tout. Dans l’écran d’accueil, vous avez des listes globales (par exemple à venir ou en attente), où vous pouvez épingler des tâches importantes à partir de n’importe quel tableau de projet. Malheureusement, c’est à vous de le faire en plus de saisir déjà les informations dans les cartes. Le fait de devoir se rappeler d’alimenter la fonctionnalité introduit suffisamment d’incertitude pour que vous ne puissiez plus vous y fier.

En revanche, Things remplit automatiquement sa liste « à venir » en fonction des délais que vous avez attribués à vos tâches. Ils passent à la liste « Aujourd’hui » lorsqu’ils arrivent à échéance ou le jour où vous avez prévu de travailler dessus. C’est élégant et simple. Pour reproduire cela dans MeisterTask, je devrais épingler et désépingler les tâches individuellement, en passant en revue toutes mes dates d’échéance pour chaque tâche de chaque projet.

Inconvénients mineurs mais significatifs

Il n’est pas clair à qui appartiennent les tâches : Les tâches ne sont pas non plus automatiquement considérées comme miennes à moins que je ne m’y assigne, une manifestation bizarre d’être mon propre patron. Même lorsque je travaille dans une équipe où les tâches peuvent être attribuées, je préférerais qu’elles reviennent par défaut à la personne qui les a créées. Les laisser « non attribués » les garde cachés.

Le suivi du temps peut être trompeur : La fonctionnalité la plus exaspérante et la plus absurde de MeisterTask est l’avis « Time to complete », suivi de près par un message indiquant combien de personnes ont « contribué ». La première fonctionnalité enregistre le temps entre le moment où vous avez créé la carte et le moment où vous l’avez marquée comme terminée. Cela n’a rien à voir avec le temps réel qu’il vous a fallu pour faire le travail, et je peux facilement voir cette surveillance de la productivité utilisée par les gestionnaires de manière idiote. Par exemple, ajouter une tâche de deux heures que vous n’avez pas besoin de faire avant le mois prochain donnera l’impression que vous y avez passé des semaines, ce qui vous dissuadera de l’ajouter à l’avance.

Si vous voulez réellement savoir combien de temps les tâches vous prennent ou combien de temps vous passez sur des projets, utilisez un chronomètre ou un logiciel de suivi du temps comme Noko. Si vous voulez juste voir que quelque chose a été abandonné, Trello a une fonctionnalité qui donne aux cartes un aspect vieux et cassant lorsqu’elles sont restées trop longtemps. C’est un rappel visuel pratique que quelque chose languit, et vous pouvez l’éteindre.

Il essaie de déterminer qui obtient le « crédit » pour les tâches : Je ne peux pas imaginer l’orgueil requis pour ajouter une fonctionnalité de contribution à un logiciel comme MeisterTask. La plupart des travaux auront nécessairement lieu en dehors de l’outil que vous utilisez pour suivre le travail, donc cette fonctionnalité est mûre pour ignorer le travail des gens et donner du crédit là où il n’est pas dû. J’imagine qu’il a été créé avec les meilleures intentions du monde, mais ils sont loin de la base ici. Étant donné les nombreuses preuves que ce qui est mesuré est géré, cette fonctionnalité est irresponsable.

La ligne du bas

Je ne peux pas vous dire avec certitude si MeisterTask fonctionnera pour vous. Franchement, les chances sont plutôt bonnes : il a beaucoup de fonctionnalités et d’intégrations précieuses et chaque outil devient plus à l’aise avec la pratique. Si une entreprise y passait, les employés s’y adapteraient, car ils y seraient obligés.

Cependant, ce sentiment initial de submersion est quelque chose que je ne pouvais pas dépasser. Alors qu’il était censé me faciliter la vie, MeisterTask m’a demandé plus que je n’avais à donner.